¿CÓMO COBRAR FACTURAS, RECIBO IMPAGADOS EN TIEMPOS DE CRISIS?

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Buenas pagadores o impagados x la red:

En los tiempos de la palabra "archiutilizada" estos últimos años, meses y días, CRISIS, los impagos se incrementan exponencialmente debido a diversos factores originados por la falta de ingresos, desempleo, liquidez, etc...

Para intentar cobrar un impago, a continuación os dejo una serie de normas o pasos a seguir.

1. Se tendrá que comprobar que  no existe algún error en la toma de datos de la ficha del cliente que haya podido generar el impagado (por ejemplo,  un dígito en el número de cuenta o que se haya cambiado de cuenta y no lo haya comunicado por lo que el recibo ha sido devuelto del banco.

En el caso de banco, se puede comprobar que se haga cargo de demás recibos domiciliados.

2. Puede ocurrir que el cliente devuelva el recibo por no ser el importe acordado en el presupuesto o esta lleve un descuento que no se le haya aplicado.

3. Abrir una ficha documental, ya sea papel o digital,  donde ir anotando todas las incidencias o comunicaciones con el cliente. Será útil para empezar a realizar el seguimiento del impago actual y futuras reclamaciones.

4. Contacto. Es un punto muy importante en la gestión de recobro, Puede existir distintas y muchas causas del impago, por lo que cuanto antes informemos al cliente de su impago, antes se puede empezar a gestionar

y tener una explicación del cliente, por lo que nos encaminará la forma de actuar para realizar el cobro.

Las causas pueden ir desde un despiste con la fecha de vencimiento de la factura, hasta falta de liquidez.

Siempre se intentará conseguir una fecha de compromiso de pago, para ir acotando y no alargar en el tiempo el cobro, por tanto agendar el fin de plazo acordado en un principio con el cliente.

El primer contacto suele ser telefónico, aunque también se puede realizar mediante correo electrónico o fax. Aunque se haya contactado telefónicamente, es recomendable enviar una carta por correo certificada el impago, comprobando la dirección postal del deudor.

5. Negociación del importe. En los casos que el deudor, cliente, nos comunique su incapacidad de realizar el pago, se puede entrar en fase de negociación del importe, a veces es mejor cobrar un porcentaje de la deuda que no cobrar, lo que se conoce como quita o vulgarmente como descuento. También se le puede ofrecer una forma de pago más cómoda, como por ejemplo, fraccionamiento del pago.

6.  La iteración de en nuestra gestión de cobro debe seguir unas normas básicas:

Puntualidad: hay que contactar con el cliente el día exacto que en su momento nos agendamos para hacerlo, tras el compromiso adquirido. El cliente percibe esa puntualidad y nos posiciona como gestores eficaces. Y también un punto muy importante recordar la conversación mantenida anteriormente, para que el cliente entienda que no se ha dejado de lado su impago.

En el caso de que no se contacte, se insistirá en distintas franjas horarias, siempre es aconsejable ir actualizando datos de contacto del cliente, ya sea teléfono, correo electrónico, etc...

7. Los objetivos de la gestión de cobro serán siempre los siguientes: ü Compromiso: hay que obtener un compromiso por parte del deudor. No sirve una frase tipo “voy a comprobarlo y le llamo”, hay que obtener un compromiso con fecha concreta, “durante el día de hoy”, “en un par de días”, suponiendo que el cliente deba comprobar los datos facilitados. En caso de reconocer el incumplimiento de pago, hay que pactar una forma de resolución del mismo. Si es de forma inmediata, con cheque, transferencia, efectivo, simplemente se comunica de forma fehaciente ese compromiso (fax, email, etc), con los datos que corresponda y se agenda. 

Cada empresa definirá los métodos aceptados para resolución de incidencias de pago.  Documentación: si el deudor reconoce el incumplimiento de pago, y nos indica que no puede resolverlo de forma inmediata, hay que entrar en negociación para obtener un compromiso lo más favorable posible.

8. El rigor es el principio fundamental en la gestión del impagado, el cliente con problemas de pago, aprovecha cualquier resquicio en nuestra gestión, “se escabulle” si no cumplimos de forma rigurosa con nuestro sistema de reclamación de impagados. Por otra parte, una vez le hemos “echado el lazo” al cliente, en el sentido de obtener un compromiso fechado por su parte (bien sea de pago, bien sea de negociación de aplazamiento de la deuda), hay que ir “estrechándolo”. No podemos reagendar indefinidamente sus compromisos si los va incumpliendo. Hay que definir claramente una fecha límite, si bien es una tarea difícil, que dependerá mucho del tipo de cliente, una gestión de cobro no puede eternizarse en el tiempo, pues la rapidez en las gestiones relativas al cobro es una norma fundamental. Cuanto más tiempo pase desde la fecha del impago, más complicado se hará poder llegar al cobro satisfactorio. Puede que el deudor tenga otro impagos más importantes para él, como por ejemplo el recibo de la luz, ya que sabe que si no paga le cortan el suministro.

9. No ceder a la duda En toda negociación hay momentos en los que debemos decidir, y en toda decisión, existe una duda. Cuando hablamos de impagados, de pactar propuestas de renovación de deuda, de acordar demoras entre las partes. Lo cual quiere decir que, en el supuesto de que en uno de estos casos, nos asalte una duda, no debemos aceptar el acuerdo, la decisión debe ser “NO”. Esta norma se basa en que, si algo nos genera dudas, se debe a su inconsistencia, su falta de fiabilidad, de claridad, etc, lo cual tiene que hacer saltar nuestras defensas.

10. Reinserción. Una vez recuperado con éxito el impagado, hay que valorar la “reinserción” del deudor. Habrá que analizar, en función del historial del incidente, si el cliente merece de nuevo recuperar su estatus de cliente "bueno", en el supuesto de que lo haya perdido. 

Este análisis tendrá en cuenta los siguientes aspectos: Causas: valorar en qué grado las causas del impagado han sido responsabilidad del cliente. 

Ética: determinar el comportamiento ético del cliente durante la gestión de cobro del impagado, esto es, si ha respondido nuestras llamadas, a acudido a reuniones, etc, o bien ha sido de difícil contacto y poco colaborativo o muy incumplidor de sus compromisos. 

Rentabilidad: hay que calcular la rentabilidad del cobro del impagado. Si se ha recuperado el nominal, más los gastos, incluso una partida en concepto de intereses, la rentabilidad habrá sido alta. En caso contrario, la rentabilidad del cobro no ha sido la óptima. 

Situación empresarial o personale a la hora de comprobar la situación en la cual se encuentra el deudor a nivel empresarial, como si de un cliente nuevo se tratase, antes de activarle de nuevo su cuenta de crédito.

En función del cliente, y del importe del impago, se puede llegar a reclamación judicial, teniendo en cuenta los gastos y proceso tan extendido en el tiempo que conlleva, corriendo el riesgo de que la empresa se declare en concurso de acreedores.